Процедура витребування документів

Опубліковано 26 січня 2021 року о 12:20

Порядок витребування документів передбачає заповнення відповідних анкет по витребуванню документів з України.

Анкета має заповнюватися виключно українською мовою у 3-х примірниках, на кожний документ окремо. Відповіді на запитання слід давати повні та точні.

Відповідна анкета за посиланням (анкета) та зразок заповнення (зразок)

Порядок дій:

1. Записатися на консульський прийом

2. Подати документи:

- заповнені анкети в 3 екз.;

- паспортний документ з копією;

- копію документа, що був втрачений, зіпсований тощо, що витребовується (у разі наявності);

- квитанцію за послуги з проставлення апостиля в Україні (якщо документ потрібний з апостилем) - рахунок платежу див. нижче;

- квитанцію за сплату консульського збору (Тарифи) (оплата здійснюється в Банку Кіпру, чек на оплату видається в Посольстві після перевірки документів)

Плата за надання послуги з проставлення апостиля

Наказом Міністерства юстиції від 18 грудня 2003 року № 161/5 встановлено плату за надання послуги з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, для громадян України, іноземців та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн) та для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн).

Рахунок платежу за надання послуги з проставлення апостиля:

Банк отримувача: Казначейство України (ЕАП)

Отримувач коштів: ГУК у м. Києві/м.Київ/22012500

Код отримувача (код за ЄДРПОУ): 37993783;

Рахунок отримувача: UA558999980334109879041026001;

Призначення платежу: за проставлення апостиля;

Плата за проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану громадянами, які проживають за кордоном

Громадяни, які на даний час проживають за кордоном та мають потребу в проставленні апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих компетентними відділами державної реєстрації актів цивільного стану України, можуть здійснювати оплату послуг з проставлення апостиля у банках - кореспондентах ПАТ “Державний експортно-імпортний банк України” в іноземній валюті на рахунок Державного казначейства, відкритий у ПАТ “Державний експортно-імпортний банк України» (реквізити рахунків та перелік банків-кореспондентів ПАТ “Державний експортно-імпортний банк України" додаються).

Обов’язковою умовою при цьому є зазначення у заяві на переказ коштів в полі «Призначення платежу» відмітки – “За послуги з проставлення апостиля”.

Після отримання підтверджуючих документів Державного казначейства України та у разі відповідності сплачених коштів розміру плати, встановленому наказом Міністерства юстиції від 18 грудня 2003 року № 161/5, Управлінням державної реєстрації актів цивільного стану проставляється апостиль на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих відділами державної реєстрації актів цивільного стану України

Банківські реквізити для перерахування коштів в іноземній валюті до Державного бюджету України та перелік банків-кореспондентів (перевірити актуальність банківських реквізитів та переліку банків-кореспондентів можна на офіційному веб-сайті Державної казначейської служби України у рубриці «Реквізити валютних рахунків») .

У разі відсутності в архівах відповідних архівних даних, консульський збір не повертається.

Запит до архівних установ України щодо витребування документа можна здійснити самостійно, надіславши на адресу відповідного українського архіву заповнену анкету встановленого зразка по витребуванню документа з України. Про результати розгляду таких звернень громадян інформують дипломатичні представництва та консульські установи України.

Пам'ятка по витребуванню з України документів про реєстрацію актів цивільного стану

На пiдтвердження фактiв, що пiдлягають реєстрацiї в органах державної реєстрацiї актiв цивільного стану, цими установами видаються належним чином засвiдченi свiдоцтва, що мiстять основнi данi про особу, або витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

Повторнi свiдоцтва видаються особам, на яких складено актовий запис цивільного стану, а повторнi свiдоцтва про народження дiтей можуть видаватися їх батькам i усиновителям.

Повторнi свiдоцтва про народження дiтей, якi не досягли 18 рокiв, можуть також видаватися опiкунам, пiклувальникам i представникам закладу охорони здоров'я, навчального або іншого дитячого закладу, де постійно перебуває дитина. Особам, яким виповнилося 16 рокiв, повторнi свiдоцтва можуть видаватися при наявностi паспорта.

Свідоцтва про народження дітей повторно видаються їх батькам і усиновителям незалежно від віку дитини. Особi, позбавленiй батькiвських прав, повторнi свiдоцтва про народження дiтей не видаються. При видачi повторного свiдоцтва про народження вiдомостi про батькiв наводяться у повнiй вiдповiдностi з даними актового запису про народження.

Повторнi свiдоцтва про смерть видаються лише родичам померлого (дiтям померлого, в тому числi й усиновленим, другому з подружжя, братам i сестрам померлого, дiду i бабi померлого як з боку батька, так i з боку матерi).

Родиннi вiдносини повиннi бути пiдтвердженi документально.

Повторнi свiдоцтва про шлюб, що припинено, не видаються. В цьому разi на прохання заявникiв видається витяг з Державного реєстру актів цивільного стану.

Витяги з Державного реєстру актів цивільного стану видаються, як особам, щодо яких складено актовий запис, так і родичам по прямій висхідній та низхідній лінії, а також усиновителям, опікунам та пiклувальникам. Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану повторно можуть видаватись на підставі нотаріально посвідченої довіреності.

В заявi про видачу повторного свiдоцтва зазначаються:

прiзвище, iм'я, по батьковi та адреса заявника;

прiзвище, iм'я, по батьковi особи, вiдносно якої запитується свiдоцтво;

яке необхiдне свiдоцтво;

коли i яким органом реєстрацiї актiв цивільного стану складено актовий запис цивільного стану;

мета запиту повторного свідоцтва.

Якщо запитується свідоцтво про народження, додатково зазначаються прізвище, ім'я, по батькові батьків. При витребуванні свідоцтва про шлюб або розірвання шлюбу зазначається також з ким зареєстровано чи розірвано шлюб.

Пам'ятка по витребуванню з України документів про освіту

Для отримання дубліката диплома власнику документа необхідно скласти письмову заяву до вищого навчального закладу. В цій заяві вказується причина втрати документа, прізвище, ім'я та місце проживання заявника, назва втраченого документа, назва навчального закладу і дата його закінчення.

До заяви також додаються:

оголошення у друкованих засобах масової інформації за місцем проживання заявника, в якому має бути зазначено назву документа про освіту, його номер та дата видачі, на чиє ім'я виданий, яким навчальним закладом та про визнання його недійсним;

довідка від компетентних органів про втрату документа;

копія платіжного документа про оплату витрат на виготовлення дубліката документа про освіту;

дві фотокартки розміром 3,5 х 4,5.

Згадані документи можна отримати також шляхом безпосереднього звернення до навчального закладу, або за участю іншої особи, яка матиме відповідну нотаріально-завірену довіреність.

Іноземці, які закінчили в Україні вищий навчальний заклад та втратили документ про його закінчення, мають звертатися через дипломатичне представництво своєї держави в Україні.

УВАГА!

Міністерство освіті і науки України розглядає питання щодо оформлення дублікатів документів про освіту лише за умови подання заявником всіх наведених вище документів.